就像突如其來的極端天氣可能導致課程突然停課一樣，企業也會面臨意想不到的事件和突變。在這種情況下，與員工的實時溝通變得至關重要，以確保順暢的運營並維護組織的完整性。從公告全公司的政策變更到發出緊急備忘錄，流通關鍵訊息可能是一項艱鉅的任務，尤其是對於大型組織來說。
幸運的是，現代HR系統 (HRMS / HRIS / HCM) 可以有效地處理這些溝通挑戰，讓企業即使在面臨不確定性的情況下也能繼續繁榮。
何時需要向員工發布通知？
通知大量員工往往在以下幾種情況下需要：
- 政策變更：這可能包括工作程序、出勤規則、報酬，甚至餐廳菜單的變更。
- 緊急情況：需要立即通知有關天氣相關關閉、安全威脅或工作時間表的突然變更的緊急警報。
- 系統更新：如果公司引入新軟體或升級現有的軟體，需要通知員工。
- 公司新聞：慶祝公司里程碑、即將到來的活動，或一般新聞和更新。
人力資源系統如何在這些情況下提供協助？
高效的 HR系統可以簡化在組織內傳播訊息的過程，具有以下功能：
- 自動電子郵件通知：人力資源系統可以向所有員工或選定的組群發送批量電子郵件，發布各種變更和緊急情況的通知。
- 短信警告：對於需要立即關注的緊急訊息，人力資源系統可以發送短信警報。
- 儀表板通知：重要的更新可以在人力資源系統中的員工儀表板上顯示。
- 自定義欄位更新：人力資源系統允許上級對對整個團隊或特定個體可見的自定義欄位進行更改。
- 實時更新：人力資源系統確保員工實時接收通知，確保順暢的溝通。
使用人力資源系統的好處
以下是使用人力資源系統發布通知的主要好處：
- 時間有效：人力資源系統可以僅用幾下點擊就向數百名員工發送更新，節省大量時間。
- 增強溝通：實時通知確保員工能夠及時獲得最新信息，促進增強溝通。
- 減少錯誤：自動化流程可以最大限度地降低散佈訊息中的人為錯誤。
- 中央訊息：人力資源系統保留所有通知的記錄，維護透明和集中的訊息系統。
- 確保合規：定期關於政策更新的通知可以幫助組織符合法規和法規合規性。
人力資源團隊不再需要人工發送電子郵件給每位員工，然後跟蹤溝通。有了現代的人力資源系統，溝通變得更加流暢、有組織和高效。投資于一個好的人力資源系統不僅是投資於技術；實際上，這是在投資於清晰、快速和正確的溝通，這是任何成功業務的基石。
理解勞動力管理的複雜性，特別是亞洲企業面臨的特定困難，是 Multiable 萬達寶的一項優勢。我們通過推出全面的 Multiable 萬達寶HCM系統來應對這些挑戰。我們的平台旨在精緻和提升您的人力資源運營，涵蓋員工管理的每一個方面 – 從招聘和入職輔導到考勤追蹤，績效評估和薪酬管理。Multiable 萬達寶的先進 HCM 系統自動化了這些重要的人力資源任務，幫助您優化您的寶貴時間，減少手工勞動，確保精確和有效的運營。
聯絡我們
